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Política de Tratamiento de la Información

Fecha de entrada en vigor: 3 de agosto de 2013
Fecha última versión: 10/08/2019
Fecha de vigencia de la base de datos: 5 años.

En cumplimiento de la ley colombiana y del estándar europeo de protección de datos personales, la empresa PEMPO S.A.S. adopta la presente Política de tratamiento de datos de los USUARIOS o CLIENTES.

1.  Identidad, domicilios y servicios del responsable de la Política

PEMPO S.A.S. es el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (en adelante PEMPO) , lo que significa que es la persona jurídica encargada de obtener, usar, almacenar, extraer, analizar y borrar todo dato recabado en cumplimiento de su objeto social: “Prestar servicios digitales sencillos de usar en actividades de las personas dentro de las empresas”.

2. Definiciones previas

Dato personal: Cualquier información concerniente o vinculada a personas naturales determinadas o determinables.

Titular del dato personal: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. En el contexto de la presente política de tratamiento de datos personales los titulares podrán ser: (i) Usuarios/Clientes de la plataforma; (ii) Contratistas; (iii) proveedores iv) todas aquellas personas no vinculadas a PEMPO de quien se haga tratamiento de los datos personales.

Base de datos personales: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por una persona natural o jurídica.

Dato sensible: Es aquel dato personal que afecta la intimidad del Titular y cuyo uso incorrecto podría generar discriminación. Son considerados datos sensibles entre otros, los datos de salud, los datos de orientación sexual, origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales.

Dato privado: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el Titular.

Dato Semiprivado: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el titular como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público.

Dato público: Es aquel dato personal calificado como tal según la Constitución y la ley, y que no se ha clasificado como dato personal privado o semiprivado.

Habeas data: Es la facultad que tiene el Titular de los datos personales de exigir de las administradoras de estos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en su divulgación, publicación o cesión.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida a los Titulares de los datos personales que están siendo tratados por la empresa, en la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicadas, la forma de acceder a la mismas, y las finalidades para las cuales serán usados sus datos personales.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otro u otros decide sobre el tratamiento de datos personales.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Custodio de las bases de datos: Persona natural, dentro de la empresa, que custodia las bases de datos personales.

Transmisión: Es la comunicación de los datos personales cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del encargado por cuenta del responsable.

Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Violación de datos personales: Es el delito tipificado en el artículo 269 del Código Penal. El cual establece: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”

Formas de recabar los datos personales: PEMPO podrá conocer, recolectar, almacenar, administrar la información del titular de la información de conformidad con la política de uso de datos contenida en el presente documento a través de los siguientes medios: (i) Inscripción y uso de la aplicación móvil PEMPO ; (ii) Inscripción y uso de la página web de PEMPO ; (iii) suscripción de cualquier tipo de contrato, alianza y/o convenio con PEMPO ; (iv) Inscripción como proveedor de PEMPO .

3. Portales de recolección de datos y su finalidad del tratamiento
Los datos recogidos a través de los formularios presentados al usuario en www.wintimeapp.com, www.justsapiens.co o www.justsapiens.com se incluyen en ficheros automatizados de uso interno, cuyo responsable y titular es Pempo S.A.S, con el fin de
          a. Poder prestar los servicios al Usuario o CLIENTE de manera formal y válida jurídicamente,
          b. Poder facilitarle respuestas que el USUARIO o CLIENTE solicite de una forma personalizada.
          c. Contactar al USUARIO posteriormente para ofrecer los productos y servicios.
          d. Decisiones administrativas de gestión interna de datos
Para prestar nuestros servicios siempre será necesario que se realice una autorización previa y solo por nuestros canales habilitados, los cuales serán comunicados por la página web. Cualquier comunicación o autorización dada por un USUARIO a personas identificadas como agendes de PEMPO no será válida.

4. Formas de Recolección
PEMPO recolectará los datos personales usando algunas de las siguientes formas para cumplir las finalidades:
– Medios analógicos como formatos en papel
– Medios digitales usando formularios alojados en páginas web o enviados a correos electrónicos para responder al mismo buzón.

5. Finalidades de la recolección
          a. Poder prestar los servicios al Usuario o CLIENTE de manera formal y válida jurídicamente.

PEMPO es una compañía de internet con servicios digitales y de tecnología en hardware para negocios. Hemos creado los siguientes servicios digitales:
          – JUSTSAPIENS: Servicio digital de análisis jurídico para recomendar las estrategias de defensa judicial en los procesos judiciales o hacer más eficiente la gestión de contratos.
          – JUSTIN: Servicio digital para apoyar a la venta o arriendo de inmuebles en las empresas de asesorías inmobiliarias o constructoras.
          – WINTIME: Servicio digital para que las empresas mejoren sus ventas o encuentran puntos de mejora para ser más eficientes.

Cada uno de los servicios digitales recoge datos de USUARIOS y CLIENTES con los cuales se establecen vínculos contractuales en razón a una promoción, acuerdo de nivel de servicio o acto jurídico, según las normas mercantiles colombianas. Para analizar y desarrollar mejores formas de ofrecer el servicio y en especial para: generación de facturas, atención al cliente, mejoramiento de planes comerciales, seguridad indispensable para cumplir el contrato y la normatividad vigente.

           b. Contactar al USUARIO posteriormente para ofrecer los productos y servicios.
Uso de datos para actividades promocionales como ofertas, mensajes de información novedosa o de interés para el USUARIO que facilitó la información.
           c. Decisiones Administrativas sobre los datos personales

PEMPO no recaba datos sensibles sin la autorización respectiva de quien sea el TITULAR DEL DATO con la debida representación y capacidad legal.

PEMPO SAS protege la confidencialidad de todos los datos recogidos en la aplicación o formularios web alojados en los anteriores dominios, adoptando las medidas técnicas que sean necesarias para garantizar la seguridad e integridad de estas.

PEMPO SAS se compromete a no ceder o transferir los datos recogidos. No obstante, PEMPO SAS revelará a las autoridades públicas competentes los datos personales o cualquier otra información que sea requerida de conformidad a las disposiciones legales aplicables y específicas al caso.

En caso de cualquier reorganización, reestructuración, fusión o venta le notificaremos de los cambios respecto a autorizaciones que como titular de la información deba dar.

6. Derechos del USUARIO O TITULAR del dato personal

El usuario tiene reconocidos sus derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición, sobre el uso que hacemos de sus datos personales, y podrá ejercitarlos justificadamente en cualquier momento, solicitándolo por correo electrónico en la dirección mercadeo@pempo.com.co , con el asunto correspondiente al derecho que solicita. El encargado de esta tarea es el área administrativa, quien recibirá la solicitud, la analizará y se comunicará en un tiempo máximo de ocho días hábiles la respuesta frente a la consulta o reclamo que formula.

El usuario garantiza y responde, en cualquier caso, de la veracidad, exactitud, vigencia y autenticidad de los datos personales facilitados, y se compromete a mantenerlas debidamente actualizadas.

El CLIENTE o un usuario, que guarda en nuestros ficheros datos personales de terceros, asegura que tiene la autorización para ser el responsable del tratamiento de los datos personales.

El CLIENTE autoriza de forma inequívoca a PEMPO SAS el tratamiento informático de los datos facilitados bajo las condiciones descritas en este documento y exclusivamente para poder facilitar y facturar de forma correcta los servicios contratados.

7. Alcance de las autorizaciones

El CLIENTE se compromete a cumplir las obligaciones sobre la autorización para divulgar los datos personales conforme a las normas vigentes de la República de Colombia. En caso de reclamos para eliminación de la información, PEMPO SAS podrá retirar, de sus plataformas o servicios, los datos personales cuya autorización no cuente el CLIENTE o no sea su titular el USUARIO.

El TITULAR del dato expresa la autorización de los clientes para los fines descritos en el numeral 1.9. Al TITULAR se le explicará quién es el ENCARGADO
DEL TRATAMIENTO y el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO cuando así lo requiere. En la presente POLÍTICA el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO es PEMPO S.A.S. y el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO es la sociedad INFORMACIÓN LOCALIZADA S.A.S. con quien se tiene contrato de manejo de servidores de información

Al utilizar los servicios digitales de forma permanente, ingresando información o modificando la existente, renueva constantemente la autorización anterior y expresa el consentimiento de tratamiento de datos según la política de tratamiento vigente en el momento del registro de datos.

Si no desea usar los servicios, debe salir inmediatamente de los portales o servicios digitales mencionados.

8. Seguridad de los datos tratados

Es interés de PEMPO ser una fuente de información actualizada, confiable y útil para los Usuarios, por lo cual adopta las más claras y exigentes medidas legales, tecnológicas y administrativas para que dicha información sea veraz y se guarde de forma confiable, sin filtraciones.

Lo anterior no es garantía de estar exento de errores, desactualizaciones, imprecisiones o filtraciones. El usuario podrá reportar situaciones anormales presuntas para que PEMPO adopte las medidas que sean del caso. PEMPO tampoco puede garantizar que el contenido de los servicios digitales ofrecidos sea suficiente y útil para el Usuario.

9. Cambios a las Políticas presentes

PEMPO podrá modificar libremente y en cualquier momento en aspectos formales, procedimentales o sustanciales la presente Política de tratamiento de datos personales, la cual será actualizada y puesta a disposición en cualquier interacción o punto de contacto en que use nuestros servicios digitales, siendo la última versión publicada la que regulará inmediatamente las relaciones comerciales y jurídicas para el tratamiento de datos personales en lo pertinente a la finalidad del tratamiento, la cual es aceptada por los titulares de los datos al hacer uso de la plataforma virtual PEMPO y realizar cualquier otra interacción y comunicación con nosotros.

10. Normas aplicables

La jurisdicción aplicable será la de los tribunales de la ciudad de Cúcuta, Colombia. En materia de derechos de autor la Convención de Berna, en materia
de habeas data y seguridad de la información por la ley 1581 de 2012 y el reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de Europa.

CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN FECHA NATURALEZA DE LA MODIFICACIÓN APROBADO POR
1.0 03/08/2013 Entrada en vigor Política de tratamiento de datos personales de Pempo S.A.S. Asesor legal Pempo SAS
1.5 21/07/2018 Revisión para acoplamiento a normativas y jurisprudencia internacional. Asesor legal Pempo SAS
2.0 22/04/2019 Actualización normativa según estándar de protección europea. Asesor legal Pempo SAS